Ev Ofis, Sanal Ofis, Paylaşımlı Ofis, Hazır Ofis, Özel Ofis… Ofis tipleri hakkında neredeyse her şey!

Uzun başlığımız uzun yazımızı özetlemekten uzak ama konumuz hakkında size kesinlikle fikir vermiştir. Resmi bir iş yeri için olmazsa olmaz ofis seçeneklerini masaya yatırıyoruz.

 

Fotoğraftaki ben değilim ama hayalimizdeki çalışma ortamı zaman zaman böyle bir şey.

2017’nin Şubat ayı başında şahıs şirketimi kurmuş ve “Bir şahıs şirketi kurmak ve sonrası” başlıklı makalemi yayınlamıştım. Ülkemizde şahıs şirketi kurmayı düşünen ne çok insan, bu alanda bilgiye nasıl büyük bir açlık varmış ki ben bile aradan geçen sürede duruma şaşırdım zira bu yazım bu güne kadar yazdığım bütün yazıların ötesine geçerek inanılmaz sayılarda okunma rakamlarına ulaştı. Bu vesile ile o yazımda söz verdiğim, en azından şirket kurmak kadar önemli bir konuyu ele alacağım; Ofis Çözümleri.

Bir şahıs şirketi kurarken (veya normal bir şirket kurarken) mutlaka resmi bir adres göstermeniz gerekiyor. Bu adres için yapılandırabileceğiniz farklı ofis türleri var. Sırasıyla bunları ele alalım.

Sanal Ofis — Virtual Office

Sanal Ofis yapısı ofis tipleri içinde son yıllarda giderek popüler hale gelen bir kavram. Adı üstünde: aslında olmayan ama varmış gibi davranan bir ofis türü. Hatta şöyle diyelim: fiziksel varlığına ihtiyaç duyulduğu noktalarda var olan ama diğer zamanlarda bir isim ve kavramdan ibaret bir seçenek. Peki, bu nasıl olabiliyor?

Sanal ofis sektörü oldukça büyük bir sektör haline gelmiş durumda. Genelde bu hizmeti sunan firmalar sanal ofis ve bir sonraki başlığımız olan paylaşımlı ofis hizmetlerini aynı anda veriyorlar. Model bu hizmeti veren şirketler açısından şöyle işliyor; merkezi bir yerde (örneğin Taksim İstiklal Caddesi) bir handaki bir katı veya birkaç katı komple kiralıyorlar. Bu fiziksel mekanı bölmelere ayırıp ortak toplantı, misafir ağırlama, çay kahve, lavabo gibi mekanlar oluşturuyorlar. Daha sonra bu alanları geleneksel kira rayiçlerinin çok altında tekrardan kiralıyorlar.

Sanal ofislerde farklı paketler söz konusu; örneğin başlangıç ve çok ucuz paketler genelde sadece bir irtibat adresi sağlarken maliyeye beyan edeceğiniz resmi bir işletme adresi genelde verilmiyor. Resmi adres kullanımı için üst paketleri satın almak gerekiyor. Size verilen bu adres ile şirket kurabiliyorsunuz.

Aslında maliye açısından Sanal Ofis diye bir kavram yok. Onlar için kontrole geldiklerinde ve iletişime geçtiklerinde sizi bulabildikleri bir adres olduğu süre boyunca sorun olmuyor. Ancak sanal ofis kavramına yabancı değiller ve bu konuda kolaylık sağlıyorlar. Bazı vergi daireleri ilk kurulumda yoklama gelecekleri zaman için bilgi veriyorlar.

Toplantı Odası Hakkı

Sanal ofis hizmetlerinde genelde her ay belirli bir saat boyunca toplantı odalarını ücretsiz kullanma hakkınız var. Yani herhangi bir müşteriniz ve iş ortağınız ile bir toplantınız olacaksa çat diye sanal ofis adresinizdeki fiziksel bir mekanda toplantı ayarlayabiliyorsunuz. Ancak birkaç gün önceden haber verip toplantı odasında rezervasyon yaptırmanız lazım. Bu tarz toplantılarda çay ve kahve servisi gibi hizmetlerden ücretsiz yararlanabiliyorsunuz ancak bu her şirkette değişiklik gösterebilir. Diyelim ki o ay toplantı sürelerinizi tükettiniz ek toplantı süresi için ayrıca satın alma yapabiliyorsunuz.

Acı Gerçek: Genellikle sanal ofislerin toplantı odaları için muhteşem ışık şartlarında çekilmiş harika görünen fotoğraflar ile internet siteleri tasarlanıyor. Gerçekten bu toplantı odalarını kullanacaksanız gerçek ortam şartlarını mutlaka görmeniz lazım. Kimi zaman müşterinizi o dar ve ışıksız ortamda misafir etmek istemeyebilirsiniz.

Sanal Ofislerin bir diğer güzel yanı ise hizmet aldığınız şirketin birden fazla merkezi varsa toplantılarınızı bu farklı merkezlerin bulunduğu adreslerde yapabiliyorsunuz. Yani resmi adresiniz Taksim’de olabilir ama müşterinize Kadıköy ofisinde toplantı için randevu verebilirsiniz.

Şu anda ben sanal ofis kullanan birisi olarak altı ay boyunca bir kere bile toplantı yapmadığımı belirtmek isterim. Gerçekten buna ihtiyacınız olup olmadığını yolda göreceksiniz ama “ben toplantı yapmayacağım indirim alayım” gibi bir seçeneğiniz yok bunu da baştan belirteyim.

Teslimatları Almak Standart Bir Servis

Sanal ofisler temel olarak bir adres ve toplantı mekanı sunmanın ötesinde başka hizmetler de sağlıyor. Genel olarak sanal ofis paketinin içinde kargo, kurye gibi teslimatları sizin adınıza teslim alma hizmeti standart olarak yer alıyor. Yani adresinize gelen her türlü paket, zarf ve benzeri şey sizin adınıza teslim alınarak size bilgisi veriliyor.

Telefonum da Olsun Derseniz Ek Bütçe Ayırmalısınız

Eğer; sanal ofis adresimde bir de telefon hizmeti alayım, gerçek bir ofis gibi arayan numaralarım karşılansın istiyorsanız bunu ekstra bir paket olarak satın alıyorsunuz. 

Öncelikle eğer telefon hizmeti istiyorsanız bu ekstra bir maliyet demek bunu bir kenara yazalım. Bu hizmeti aldığınız takdirde sizin için özel bir telefon numarası tahsis ediliyor. Bu numaraya bir telefon geldiğinde sizin belirlediğiniz bir karşılama mesajı ile telefon size sanal ofis hizmeti veren şirket tarafından açılıyor; “Ahmet Usta Uzaya Seyahat A.Ş’ye Hoş Geldiniz” gibi :)

Telefonla arayan karşı taraf bilgisi alındıktan sonra sizi cep telefonundan arıyorlar, arayan taraf bilgisini verip kabul ederseniz görüşmeyi sizin cep telefonunuza aktarıyorlar eğer kabul etmez veya cevap veremez iseniz arayan tarafa müsait olmadığınız bilgisini veriyorlar.

Bu oldukça çekici ve olmazsa olmaz gibi bir hizmet gibi görünebilir ancak kendi adıma konuşuyorum altı aylık sanal ofis hizmetinde sadece iki veya üç kere çağrı aldım. Yani bu çekici hizmete gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını çok iyi değerlendirmeniz lazım.

Maliyetler Biraz Kafa Karıştırıcı Olabilir

Öncelikle benim hizmet aldığım ofis hizmetleri sağlayan şirketlerin en temel paketinde resmi adres gösterme hizmeti bulunmuyor. Temel paketlerin aylık ücretleri sadece 150 TL gibi rakamlardan başlıyor. Eğer sanal ofisinizi aynı zamanda resmi adres olarak göstermek isterseniz fiyat aylık 275 TL gibi bir noktaya çıkıveriyor. Bunun nedeni bu hizmetin satılabileceği kişi/şirket sayısının sınırlı olması. Eğer telefon hizmetini de isterseniz fiyat aylık 350 TL çıkıveriyor. Her şirketin kendine has fiyat tabloları var.

Eğer 6 veya 12 aylık sözleşme yaparsanız özel indirimler alabiliyorsunuz. Bu konuda çekimser olmayın zaten yeni kurulan bir şirketin 6. Ayında başka yere taşınması çok olası değil. Keşke büyüme ve gelirler bunu mecburi kılsa.

Öte yandan piyasada sunulan acayip düşük fiyatlara karşı uyanık olmanızı tavsiye ederim. Aylık 75 TL’ye bulduğunuz sanal ofisin damacana su servisi veren bir firmaya ait çıkması gibi tehlikeler her zaman var. Bu yüzden referanslı yerler ile çalışmalısınız.

Ayrıca ilk anda gözden kaçan bir takım ek ücretler söz konusu olabiliyor. Örneğin telefon kurulumu için 99 TL + KDV gibi tek seferlik ek bir ücret çıkabiliyor. Aslında bu ücretleri sizden saklayıp son anda çakmıyorlar ama ilk iş kurulumu heyecanı ile gözden kaçabiliyor. Ayrıca telefon kullanımlarında aylık ekstra ücretler gerçekten can sıkıcı oluyor. Sanmayın ki size yapılan telefon aktarımları bütünüyle ücretsiz, aktarımlarda konuştuğunuz her dakika için 40 kuruşa varan dakika ücretleri tahakkuk ediyor. Ay sonunda bunlar ayrıca faturalandırılıp size iletiliyor. Hepsini en başta kalem kalem konuşun.

Avantajlar: Sanal ofisler afili bir adres göstermek için güzel bir seçenek. Resmi adres olarak göstermek için güzel bir seçenek. Kısıtlı sürelerde ve merkezi noktalarda toplantı şansınız var. Telefon karşılama hizmeti ihtiyacınız varsa güzel ancak gizli olmayan ama gözden kaçan ekstra ücretlere karşı uyanık olmak lazım. Cep telefonlarının hakim olduğu bir dünyada bence gereksiz. Sanal ofis ödemelerinin tamamını gider olarak yazabiliyorsunuz. Ayrıca stopaj ile uğraşmıyorsunuz.

Dezavantajlar: Adı üstünde bu ofis sanal. Gidip çalışayım derseniz böyle bir seçenek yok. Sadece toplantı için saatlerinizi bir toplantı odasında tek başınıza geçirmek için kullanabilirsiniz ancak bu oldukça verimsiz bir kullanım olacaktır. Gizli olmayan ama gözden kaçan ücretlere dikkat etmek gerekiyor. Ev ofislerine göre kişisel aidat, su, elektrik gibi masrafları gider gösteremiyorsunuz.

Paylaşımlı Ofis

Son dönemde oldukça moda olmaya başlayan yeni bir ofis tipi Paylaşımlı Ofisler. Özellikle erken dönem girişimciler ve girişimcilik oynamak isteyenler için çok çekici. 

4. Levent, Taksim, Şişli ve benzeri popüler merkezi bir muhitte verilen Paylaşımlı Ofis hizmeti size içeri adım attığınız da müthiş bir albenisi olan ortam sunuyor. Geniş koltukları olan çalışma alanları, özel telefon görüşmeleri için Tardis benzeri minik kulübeler, geniş masalar, duvarlarda posterler. Her şey girişimcilik, modern çalışma ortamı ve sıcak kahve kokuyor.

Aylık 750 TL gibi fiyatlardan başlayan bu ofis seçeneğinde kendinize özel bir odanız olmuyor. Adı üstünde: Paylaşımlı Ofis. Gelip boş bulduğunuz bir koltuğa, masaya, köşeye, salıncağa, kanepeye, halıya ve benzeri çökülesi yerlere çöküp oturabiliyorsunuz.

Her modern Homo Sapiens’in en temel ihtiyacı olan WiFi ücretsiz sağlanıyor. Hız ve kalite ise tatmin edici. . Ancak ortamdaki insan sayısı arttıkça hız da ölçekli olarak düşüyor ama sizi üzecek kadar değil.

Paylaşımlı ofislerde en önemli unsurlardan birisi elektrik kaynaklarına yakın olmak. 10 saat pil ömrü olmayan Notebooklar ile gelen fakirler hemen kendini ele verirken arada MacBook Air’in şarjını evde unutan zenginler göz göze gelebiliyor. Genel olarak ortam çok dostluk ve sevgi dolu. Herkes bir birine yardıma hazır. Yeni iş ilişkileri kurmak için zengin bir habitat, bekarlar içinse potansiyel eş aramak için uygun ortam söz konusu (tamam bu son örnek biraz abartı oldu :) çok fotoğraf kullanmadığım için esprik yapayım dedim :p)

Paylaşımlı ofislerin bir diğer güzelliği bedava sınırsız kahve ve çay sunması. Nadir de olsa arada dağıtılan kuru pasta türevi yiyecekler çok hızlı tükeniyor, bunlara sakın bel bağlamayın. Ortak tuvalet alanları sürekli temiz tutuluyor. Ortam ısısı güzel ayarlanıyor.

Bu tarz yerler genellikle bir sonraki başlıkta anlatacağım Hazır Ofis hizmeti ile iç içe veriliyor. Yani ortamda sabit mekan sahibi firma ve kişiler oluyor. Genellikle bu firmalar ve kişiler tanışmak isteyeceğiniz türden insanlar ve sürekli olarak yine tanışmak isteyeceğiniz nitelikte insanlar bu mekanlara uğruyor.

Çok net olacağım; eğer amacınız bir iş ağı içine dalmak, iş ilişkileri kurmak, arkadaş edinmek ve normal şartlar altında yüz yüze görüşmenizin çok zor olduğu insanları yakalayıp derdinizi anlatmaksa Paylaşımlı Ofisler mükemmel bir seçenek. Ama masa başı iş yapmanız gerekiyorsa, odaklanmanız gerekiyorsa, çevresel koşullar odağınızı bozuyorsa Paylaşımlı Ofisler sizin için doğru tercih olmayabilir. Ayrıca Paylaşımlı Ofislerin neredeyse tamamına yakınını resmi iş adresi gösterme hizmeti vermiyor. Bunun için ekstra paketlere yönelmeniz gerekiyor. Toparlayalım;

Avantajlar: Çok merkezi muhitlerde serbest çalışma imkanı, başınızı sokacak modern bir ofis ortamı, bedava çay, kahve ve WiFi, temiz ortam, mükemmel bir iş ağı kurma şansı. Ayrıca geçici süre girişimcilik oynamak için Silikon Vadisine gitmeden size gelen Silikon Vadisi havası! Bunu kötü bir şey olarak söylemiyorum bu iyi bir şey, güzel deneyim kazanırsınız. Çocuklarımı özel okula göndereceğime altı ay zorla bile olsa böyle bir mekana yollarım, kesinlikle daha iyi.

Dezavantajlar: Göçebe misali sürekli yer değiştirdiğiniz çalışma ortamı. Dikkat dağıtabilen çevresel faktörler. Ek paket almadan resmi adres olarak kullanamamak.

Maliyetler: Oldukça değişken. Mekana, oradaki firmalara, ortamın havasına ve benzeri pek çok unsura göre değişiyor. Gidip görmeden karar vermemelisiniz.

Hazır Ofis

Eğer ‘evimi ofis gibi kullanamam’ diyorsanız, sanal ofis size göre değilse, paylaşımlı ofis kafanıza yatmadıysa gidip dünya masrafla bir ofis tutmadan arada bir seçenek daha var.

Biraz önce anlattığımız sana ve paylaşımlı ofis hizmetlerinin verildiği tüm modellerde ilgili mekanların küçük odalara ve bölümlere ayrıldığı ve bu bölümlerin size kiralandığı modeller var. Burada fiyatların ne kadar cazip olduğu ve hizmetin buna değip değmediği bütünüyle kişinin takdirine kalmış bir durum.

Hazır ofisleri büyük oranda resmi iş adresi olarak göstermeniz mümkün. Bu ofise telefon bağlatmanız (eğer çağrı merkezi filan değilseniz cep telefonu size yetmeli!), özel internet hattı almanız gibi seçenekler söz konusu olabilir. Peki hazır ofisi geleneksel bir ofisten ayıran nitelik nedir? Adı üstünde hazır olması. Masanız, koltuğunuz, rafınız ve dolabınız hazırdır. Daha birinci gün ilk saniyeden itibaren kapıyı açıp oturup çalışmaya başlayabilirsiniz. Temizlik, elektrik, internet, su, aidat gibi ekstra gider dertleriniz yoktur. Kullandığınız mekana göre, paylaşımlı ofislerde sunulan, sınırsız çay ve kahve sizin için de hazırdır.

Ancak bu tarz hazır ofisler için gerçekten iyice ölçüp biçmeniz lazım.  Ayrıca fiyatlar da rakama tek olarak bakarsanız düşük ama size verilen mekanın büyüklüğünü düşünürseniz yüksek olabilir. Yine de 4. Levent gibi merkezi bir yerde kendi başınıza ofis kiralamanın maliyeti yanında kesinlikle avantajlı olabilir. Üstelik aynı mekandaki komşular ve buraya girip çıkan insanlar da çok önemli bunu da unutmayın.

Elbette bu hizmette mekana özel içinde her türlü teknolojinin yer aldığı toplantı odalarını da belirli saatler zarfında kullanma şansınız oluyor.

Avantajlar: Her şeyin hazır olması. Ekstra giderler ile uğraşmayacak olmak. Resmi adres gibi kullanabilmek. Ortamın güzelliği, hizmetin genelde merkezi muhitlerde veriliyor olması, iş ağlarına paylaşımlı ofisler gibi yakın olup mekanın size özel ve dikkat dağıtıcılıktan uzak olması.

Dezavantajlar: Büyük odalar hayal etmeyin. Tek kişilik odalar evinizin banyosundan daha küçük olabilir. 6–7 kişilik odaların maliyeti beklemediğiniz kadar yüksek çıkabilir. Ayrıca aracınız ile gelip gidecekseniz otopark konusu bir soruna dönüşebilir.

Maliyet: Genel olarak maliyetler 1–2 bin TL gibi rakamlardan başlayarak gidebildiği kadar gidiyor. İnce eleyip sık dokumanız lazım.

Özel Ofis

Sıkılmadan buraya kadar okuyan varsa tebrikler ben yazmaktan yoruldum :/

Bir handa, plazada, Akatlar gibi cici semtlerde bahçe içinde müstakil olarak bütünüyle size ait olan, boya badanasından içindeki eşyasına kadar her şeyini sizin ayarladığınız, elektriğini, suyunu, internetini, aidatını ödediğiniz ofisler. Maliyetler; eğer Silivri’ye yakınsanız çıplak maliyeti 500 TL’den başlayıp Akatlar’da müstakil üç katlı villa tutayım derseniz 30–40 bin lira kirayı gözden çıkarmanız gereken bir aralıkta, dilerseniz bodrum katında dilerseniz Kanyon kulesinde… Tercih sizin. Bunun detayını anlatmaya gerek yok, tek dileğim umarım hepimizin bir gün böyle bir ofis tutup dilediğince donatacak kadar gelir sağladığı bir iş modeli olur.

Hatta gönül kiradan çıkıp mülk sahibi olmayı, arsa alıp İstanbul’un trafiğine neşe katacak 1000 personel için 20 katlı plaza yapmayı da ister ama unutmayın: doğuştan çok şanslı değilseniz genelde her şey USB’den çalışan Çin malı bir vantilatör eşliğinde, 40 derece sıcakta, ufak bir masa başında çalışarak başlar.

Umarım faydalı olmuşumdur.

Öneri görüş ve paylaşımlarınızı çekinmeden yazın. Eksik kalan şeyler mutlaka vardır.

Kaynak : https://medium.com/@ahmetusta/ev-ofis-sanal-ofis-paylasimli-ofis-hazir-ofis-ozel-ofis-ofis-tipleri-hakkinda-neredeyse-her-sey-7bc11cfd79c0